ראיתם הדגמה, הכול נראה יפה, והמוכר אמר "כן" על כל שאלה. שלושה חודשים אחרי, מתברר שהמטבח לא מבין את המסך, שהלקוחות לא מוצאים איך לבחור שעה, ושעל כל הזמנה יורד לכם אחוז שלא שמתם לב אליו.
הבעיה לא הייתה במערכת עצמה. הבעיה הייתה שלא שאלתם את השאלות הנכונות. מערכת לניהול קייטרינג היא לא אפליקציה שמורידים ומוחקים. היא נוגעת בלקוחות, במטבח, בשליחים ובכסף.
ריכזנו 12 שאלות לשאול לפני שמחליטים, מחולקות לפי האזורים בעסק שהמערכת תשפיע עליהם. לא כל שאלה חשובה באותה מידה לכל עסק. קייטרינג ביתי ומטבח עם עשרה עובדים יענו עליהן אחרת, וזה בסדר. המטרה היא שתדעו מה אתם מקבלים, לפני שאתם מתחייבים.
שאלות על הלקוח ואתר ההזמנות
- האם הלקוח יכול להזמין לבד, בלי להתקשר? כולל לבחור תאריך ושעה פנויים, משלוח או איסוף, ולראות מיד אם הגיע למינימום ההזמנה. אם כל הזמנה עדיין דורשת שיחה, לא חסכתם הרבה.
- האם המערכת מבינה איך קייטרינג נמכר? מגשים בגדלים, מנות במשקל, יחידות, ותפריטים מוכנים לפי מספר סועדים. חנות רגילה שמוכרת "מוצרים" לא תמיד יודעת להציג את זה. פירטנו את זה במדריך מה חייב להיות באתר הזמנות לקייטרינג.
- האם האתר על השם שלכם? דומיין שלכם, מיתוג שלכם, ולקוחות שמזמינים מכם ולא מפלטפורמה שמציגה לידכם גם את המתחרים.
שאלות על המטבח והמשלוחים
- מה המטבח רואה? האם יש כרטיס לכל הזמנה, סיכום לפי תחנות והערות על כל מנה? והאם המטבח רואה מחירים, למרות שאין לו צורך בהם? מערכת שנבנתה למשרד ולא למטבח תתגלה מהר מאוד ביום שישי בבוקר.
- איך מגיעים שינויים של הרגע האחרון? האם יש דרך לשלוח הודעה למטבח ולדעת שקראו אותה, או שזה עדיין צעקה מהדלת? ומה קורה עם שינוי שמגיע יום לפני: האם אפשר לנעול הזמנות מנקודת זמן מסוימת?
- איך מנוהלים משלוחים? חלונות זמן, מסלולים, ומה השליח רואה בטלפון. האם הוא יכול לנווט, להתקשר ללקוח ולסמן שמסר? ואם שליח תקוע בפקק, האם המשרד יודע מה כבר נמסר ומה עוד בדרך?
שאלות על כסף
- האם יש עמלה על כל הזמנה? זו השאלה שהכי קל לפספס. עמלה קטנה נשמעת זניחה, עד שמכפילים אותה בכל ההזמנות של שנה. על החשבון הזה כתבנו בפוסט כמה באמת עולות עמלות על הזמנות.
- מה מודל התשלום? תשלום חד פעמי, מנוי חודשי, או שילוב. ומה בדיוק מקבלים בכל אחד: עדכונים, תמיכה, אחסון. השוואה מסודרת יש בפוסט תשלום חד פעמי או מנוי חודשי.
- האם אפשר לדעת כמה כל מנה מרוויחה? מערכת שמנהלת הזמנות אבל לא עוזרת לתמחר משאירה אתכם עם חצי תמונה. כשמחירי חומרי הגלם עולים, אתם רוצים לדעת מיד אילו מנות כבר לא משתלמות.
שאלות על שליטה, נתונים ועתיד
- של מי הנתונים? האם אפשר לייצא את כל ההזמנות והלקוחות בכל רגע, בלי לבקש רשות? ואם תרצו לעזוב, מה יקרה למידע?
- מי רואה מה? האם אפשר לתת לעובדת במוקד, לטבח ולשליח גישה רק למה שהם צריכים? שליח לא צריך לראות דוחות, וטבח לא צריך לראות מחירים. וכל אחד צריך מסך פשוט שהוא מבין בלי הדרכה ארוכה.
- מה קורה כשמשהו לא עובד? מי מעדכן, מי עונה, ועד מתי. והאם התוספות שתרצו בעתיד הן חובה, או שאפשר לבחור רק מה שצריך?
איך RING עונה על השאלות
אנחנו בנינו את RING, אז ברור שאנחנו לא צד ניטרלי. הנה התשובות שלנו, כדי שתוכלו להשוות:
- אתר ההזמנות יושב על הדומיין והמיתוג שלכם, כתוסף לוורדפרס עם WooCommerce. יש בו מגשים בגדלים עם "מספיק ל-X איש", מנות במשקל, יחידות, תפריטים מוכנים, לוח תאריכים ושעות פנויים, ומינימום הזמנה ודמי משלוח לפי אזור.
- במטבח יש בונים בעמודות, הודעות מהמשרד (גם "דחוף") שנשארות עד שמסמנים "קיבלנו", סיכומים לפי תחנה ומדבקות למגשים. המטבח לא רואה מחירים.
- במשלוחים יש מסך לפי חלונות זמן עם מסלול Google Maps, ולשליח מסך בטלפון עם Waze, חיוג ו"נמסר".
- בכסף: תשלום חד פעמי על הרישיון, ואפס עמלות על הזמנות. יש מחשבון עלויות עם עלות, רווח ואחוז רווח לכל מנה.
- בנתונים ובהרשאות: ייצוא נתונים בכל רגע, ותפקידים נפרדים לבעל העסק, למוקד, למטבח ולשליח.
- בתמיכה ובעתיד: עדכונים מרחוק ותמיכה כל עוד מנוי התחזוקה פעיל. הרחבות כמו WhatsApp אוטומטי, חשבוניות אוטומטיות או SMS הן אופציונליות, בתשלום לפי שימוש, ולא חובה.
הדרך הכי טובה לבדוק את כל זה היא לא לקרוא, אלא ללחוץ. בהדגמה של RING נכנסים למערכת של עסק לדוגמה ובודקים כל מסך בעצמכם.
איך להשתמש ברשימה
- הדפיסו את 12 השאלות וקחו אותן לכל הדגמה.
- סמנו מראש אילו שלוש שאלות הכי חשובות לעסק שלכם, ותתחילו מהן.
- נסו להזמין בעצמכם מהנייד, כמו לקוח, ושימו לב כמה לחיצות זה לוקח.
- בקשו לראות כל תשובה על המסך, לא רק לשמוע "כן".
- תנו לטבח ולשליח לנסות את המסכים שלהם, לא רק לכם.
- בקשו את המחיר המלא בכתב, כולל עמלות, תמיכה ותוספות.
- בדקו איך מייצאים נתונים לפני שמכניסים אותם.
מערכת טובה היא זו שעונה טוב על השאלות שחשובות לעסק שלכם, לא זו עם הכי הרבה כפתורים.
