התחלתם מהמטבח בבית. כמה מגשים לחברים, אחר כך לשכנים, ואחר כך הטלפון התחיל לצלצל מאנשים שאתם לא מכירים. ההזמנות נרשמות במחברת ליד המקרר, המחירים באקסל, והשאלות בוואטסאפ.
ואז מגיע ערב חג. שלושים הזמנות, חלקן בכתב יד שגם אתם מתקשים לקרוא. מישהי שואלת אם הקיש פרווה, מישהו מבקש להוסיף מגש, ואתם עוברים על ההודעות בחצות כדי לוודא ששום דבר לא נשכח.
המחברת לא אשמה. היא פשוט נבנתה לעסק קטן יותר מזה שיש לכם היום.
סימנים שהגיע הזמן לעבור
אין מספר קסם של הזמנות. אבל יש סימנים שחוזרים אצל כמעט כל עסק ביתי שגדל:
- אתם עונים על אותן שאלות שוב ושוב: מה יש בתפריט, כמה עולה, האם יש משלוח לעיר שלי.
- שכחתם הזמנה, או הכנתם כמות לא נכונה, יותר מפעם אחת.
- קשה לדעת בסוף החודש כמה הכנסתם, ועוד יותר קשה לדעת כמה הרווחתם.
- בן או בת זוג, או עובדת שעוזרת לפעמים, לא יכולים לענות ללקוח בלי לשאול אתכם.
- אתם מסרבים להזמנות כי אין לכם כוח לנהל עוד אחת, לא כי אין לכם כוח לבשל עוד אחת.
אם זיהיתם שניים או שלושה מאלה, כנראה שהבעיה כבר לא בבישול. היא בניהול.
מה מערכת צריכה לתת לעסק ביתי
עסק ביתי לא צריך את כל מה שצריך קייטרינג עם שלושים עובדים. הוא צריך כמה דברים בסיסיים שעובדים טוב:
- מקום אחד להזמנות. לא מחברת, לא אקסל ולא עשרים צ'אטים. רשימה אחת שבה כל הזמנה מופיעה עם תאריך, שעה, כתובת ומה הוזמן.
- אתר שהלקוח מזמין בו לבד. עם תפריט, תמונות ומחירים, כך שהשאלות החוזרות נענות בלי שתצטרכו להקליד. מה בדיוק צריך להיות בו פירטנו במדריך אתר הזמנות לקייטרינג.
- תאריכים ושעות שאתם שולטים בהם. לסגור יום שאתם בחופש, ולהגביל כמה הזמנות נכנסות לכל חלון.
- רשימה מאוחדת לבישול. כמה קישים, כמה מגשי סלטים, כמה קרואסונים, לכל ההזמנות ביחד.
- ידיעה כמה כל מנה באמת מרוויחה. כשמתמחרים לפי תחושה, קל לגלות שהמנה הכי פופולרית היא גם הכי פחות רווחית.
איך עושים את המעבר בלי לעצור את העסק
שלב 1: מסדרים את התפריט
אם התפריט כבר באקסל, זו התחלה טובה. כותבים לכל מנה שם, מחיר, סוג (מגש, משקל או יחידות), וסימון של אלרגנים ופרווה או חלבי. זו עבודה של ערב אחד, והיא שווה את זה.
שלב 2: מחשבים עלויות
לפני שמעלים מחירים לאתר, זה הזמן לבדוק אותם. כמה עולים חומרי הגלם לכל מנה, ומה נשאר לכם. על איך עושים את זה בפועל כתבנו במדריך תמחור מנות בקייטרינג.
שלב 3: מתחילים עם הלקוחות הקבועים
שולחים ללקוחות שאתם מכירים קישור לאתר ומבקשים שיזמינו דרכו. הם יגידו לכם מה לא ברור, לפני שלקוחות חדשים יתקלו בזה.
שלב 4: מעבירים את הטלפון לאותה מערכת
מי שעדיין מתקשר, ותמיד יהיו כאלה, נרשם על ידכם באותה מערכת. כך אין שתי רשימות. וגם מי ששולח הודעה בוואטסאפ מקבל בחזרה קישור לאתר, במקום עשר הודעות של "מה יש לכם?".
שלב 5: נותנים לזה חודש
בשבוע הראשון זה ירגיש איטי יותר מהמחברת. זה טבעי. אחרי כמה ערבי שבת, כשתראו שהרשימה לבישול מוכנה לבד ושאף הזמנה לא נשכחה, קשה לחזור אחורה. כדאי לא לשפוט את המעבר לפי הימים הראשונים, אלא לפי ערב החג הראשון שעובר בלי לעבור על הודעות בחצות.
מה לא חייבים מהיום הראשון
לא צריך להפעיל הכול ביחד. עסק ביתי יכול להתחיל רק עם אתר הזמנות ורשימת הזמנות מסודרת, ולהוסיף בהמשך מדבקות למגשים, ניהול משלוחים או הזמנות קבוצתיות. העיקר הוא שכל ההזמנות יגיעו למקום אחד. את השאר בונים לאט, לפי מה שהעסק צריך.
איך זה עובד ב-RING
RING הוא מערכת הזמנות ותפעול לקייטרינג, שמותקנת כתוסף לוורדפרס עם WooCommerce. אתר ההזמנות יושב על הדומיין והמיתוג שלכם.
- ייבוא תפריט מאקסל: לא צריך להקליד הכול מחדש. ואפשר לייצא את הנתונים בכל רגע.
- אתר ללקוח: תפריט לפי קטגוריות עם תמונות, אלרגנים וסינון לפי תזונה. מגשים בגדלים, מנות במשקל ויחידות. הלקוח בוחר משלוח או איסוף, תאריך ושעה פנויים, ויכול להוסיף הערה למטבח על כל מנה.
- שליטה בזמן שלכם: חסימת תאריכים, קיבולת לכל חלון זמן וזמן הכנה מינימלי.
- הזמנה טלפונית: נרשמת כהזמנה ידנית באותה רשימה.
- סיכום הזמנות: כל המנות של היום מאוחדות, כך שיודעים בדיוק מה לבשל.
- מחשבון עלויות: חומרי גלם ומתכונים, ועלות, רווח ואחוז רווח לכל מנה.
- תפקידים: אם מישהו עוזר לכם, אפשר לתת לו גישה רק למסכים שהוא צריך, בלי לוח הבקרה של וורדפרס.
מבחינת עלויות, RING נמכר בתשלום חד פעמי על הרישיון, ואפס עמלות על הזמנות. אם אתם מתלבטים בין מודלים, יש לנו פוסט על תשלום חד פעמי מול מנוי חודשי.
צ'קליסט למעבר
- התפריט מסודר בקובץ אחד, עם סוג מנה, מחיר ואלרגנים.
- לכל מנה מחושבת עלות, ואתם יודעים כמה היא מרוויחה.
- הגדרתם באילו ימים ושעות אתם עובדים, וכמה הזמנות נכנסות לכל חלון.
- לקוחות קבועים קיבלו קישור והזמינו לפחות פעם אחת דרך האתר.
- הזמנות טלפוניות נרשמות באותו מקום, לא במחברת.
המחברת יכולה להישאר ליד המקרר. רק שתשמש למתכונים, לא להזמנות.
