"כמה מגשים אני צריכה לשישים איש?" זו כנראה השאלה שאתם שומעים הכי הרבה בטלפון. והתשובה הכנה היא "תלוי". תלוי אם זו ארוחה או כיבוד, אם זה בבוקר או בערב, אם יש ילדים, ואם יש עוד אוכל על השולחן.
הלקוח לא רוצה לשמוע "תלוי". הוא חושש משני תרחישים: שהמגשים ייגמרו אחרי חצי שעה, או שיישאר לו חצי מקרר של אוכל. ואתם רוצים שהוא יזמין נכון, יהיה מרוצה ויחזור.
המדריך הזה נותן טווחים כלליים כנקודת התחלה, ומסביר איך להתאים אותם לאירוע מסוים. חשוב לומר: אלה הערכות גסות ולא כללים. כל קייטרינג מכיר את המנות שלו ואת הגדלים שלו, וכדאי לכייל לפי הניסיון שלכם.
קודם כול: איזה סוג אירוע זה
- כיבוד קל. קידוש, הרמת כוסית, ישיבה במשרד. אנשים טועמים, לא אוכלים ארוחה.
- ארוחה מלאה. צהריים במשרד, ארוחה משפחתית, אירוע ערב. האוכל הוא הארוחה של היום.
- אירוע ארוך. כנס, סדנה, יום גיבוש. אנשים חוזרים לשולחן כמה פעמים לאורך היום.
אותו מספר אורחים יכול לדרוש כמויות שונות מאוד לפי הסוג. לכן השאלה הראשונה ללקוח היא לא "כמה אנשים", אלא "מה האירוע".
טווחים לסועד, כנקודת התחלה
הטווחים הבאים מתאימים בערך לאירוע של מבוגרים עם תפריט מגוון. הם לא מדע מדויק, אלא נקודה שממנה מתחילים ומתקנים:
- סלטים: כנקודת התחלה, משהו כמו 150-250 גרם לסועד בסך הכול, מחולק בין כל סוגי הסלטים. בכיבוד קל אפשר להתקרב לצד הנמוך.
- מאפים (בורקס, קישים, פשטידות): בכיבוד, בערך 2-3 יחידות קטנות לסועד. כשהם חלק מארוחה עם מנה עיקרית, פחות.
- כריכים ומיני כריכים: בערך 2-3 לסועד כשיש לצידם סלטים, ו-3-4 כשהם הארוחה עצמה.
- מנה עיקרית (למשל סלמון או פשטידה גדולה): בסביבות 120-200 גרם לסועד, לפי כמה תוספות יש לצידה.
- מגש גבינות או ירקות חתוכים: בערך 50-100 גרם לסועד, כשזה אחד מכמה מגשים על השולחן.
- פירות: בערך 100-150 גרם לסועד, כקינוח או כתוספת.
- קינוחים ועוגיות: בערך 1-2 מנות קטנות לסועד.
שימו לב: אלה טווחים לכל קטגוריה כשכולן על השולחן יחד. ככל שיש יותר סוגים, הכמות מכל סוג קטנה. ואם יש רק שתיים או שלוש קטגוריות, כל אחת צריכה להיות גדולה יותר.
דוגמה
נניח קידוש של 60 מבוגרים, כיבוד קל אחרי התפילה, עם ארבעה סוגי סלטים, מאפים ופירות. לפי הטווחים כנקודת התחלה: סלטים בצד הנמוך, כלומר בסביבות 9 ק"ג בסך הכול, משהו כמו 2-2.5 ק"ג מכל סוג. מאפים: בערך 120-180 יחידות קטנות. פירות: בערך 6-9 ק"ג. משם מתקנים לפי מה שאתם יודעים על הקהל, על המנות שלכם ועל השעה.
מה מזיז את הכמויות למעלה או למטה
מגדילים כש:
- האירוע בשעת ארוחה (צהריים או ערב) ולא בין הארוחות.
- הקהל צעיר, או מגיע אחרי פעילות, למשל סיום מסכת אחרי לימוד ארוך.
- האירוע ארוך, ואנשים חוזרים לשולחן.
- יש מעט סוגי מנות, כך שכל אחד יאכל יותר מכל סוג.
מקטינים כש:
- האירוע קצר או בין ארוחות.
- יש הרבה ילדים קטנים.
- יש אוכל נוסף שלא מגיע מכם, למשל עוגות מהבית.
- יש הרבה סוגי מנות על השולחן.
אישורי הגעה: המספר שעליו הכול נשען
כל החישוב מתחיל ממספר האורחים, וזה בדיוק המספר שהכי פחות בטוח. "בערך חמישים" יכול להיות שלושים וחמישה, ויכול להיות שבעים.
- בקשו מהלקוח לאסוף אישורי הגעה, ולא להעריך מהזיכרון.
- קבעו מועד שבו הכמויות ננעלות ושאחריו כבר מתחילים להכין. מדיניות ברורה כזו עוזרת לשני הצדדים, וכתבנו עליה בפוסט על מדיניות שינויים וביטולים.
- תמיד יש פער בין מי שאישר לבין מי שהגיע, לשני הכיוונים. כדאי לדבר עם הלקוח מראש על מרווח קטן, במקום שכל צד ינחש לבד.
אישורי הגעה עוזרים גם לכם. כשהמספר ידוע כמה ימים מראש, אפשר להזמין חומרי גלם בדיוק, לתכנן את המטבח ולהבטיח ללקוח שהכמות תתאים. לקוח שקיבל כמות נכונה זוכר את זה בפעם הבאה שהוא צריך קייטרינג.
ואם כמה אנשים מחליטים יחד מה להזמין, הזמנה קבוצתית חוסכת הרבה שאלות. פירטנו במדריך הזמנה קבוצתית בתקציב.
איך זה עובד ב-RING
ב-RING הלקוח לא צריך לחשב גרמים. המערכת נותנת לו כמה דרכים פשוטות להגיע לכמות הנכונה:
- מגשים בגדלים. כל מגש מוצג בגדלים S, M ו-L, ולכל גודל כתוב "מספיק ל-X איש" לפי מה שאתם הגדרתם. אתם מכיילים פעם אחת, הלקוח רק בוחר.
- תפריטים מוכנים. סט מנות עם "מתאים ל-X סועדים" שנכנס לסל בלחיצה אחת, ואחר כך אפשר להגדיל או להקטין כמויות. הרחבנו על זה בפוסט על תפריטים מוכנים.
- אירוע חי. המארח פותח אירוע, האורחים מאשרים הגעה, ו-RING ממליץ על מגשים לפי מספר האורחים. כך הכמות נשענת על אישורים ולא על "בערך".
- מנות במשקל וביחידות. מי שמעדיף לחשב בעצמו יכול להזמין לפי ק"ג או לפי יחידות.
ובצד שלכם, אפשר להגדיר נעילת שינויים, למשל שינוי או ביטול בלי עלות עד 48 שעות לפני, כדי שהכמויות לא ישתנו כשהמטבח כבר עובד.
לסיכום: חמש שאלות לפני שמחליטים על כמויות
- מה סוג האירוע: כיבוד, ארוחה או אירוע ארוך?
- באיזו שעה הוא מתקיים, וכמה זמן הוא נמשך?
- כמה אורחים אישרו בפועל, וכמה מהם ילדים?
- כמה סוגי מנות יהיו על השולחן, והאם יש אוכל נוסף?
- עד מתי אפשר לעדכן כמויות?
עם התשובות האלה, הטווחים שלמעלה הופכים להזמנה מדויקת. ועם הזמן, הניסיון שלכם עם המנות שלכם יהיה המדריך הטוב ביותר.
